Politique de confidentialité et de protection des données

LES JARDINS A L’ANCIENNE – SIREN 438614208 – 20 avenue du Général Leclerc – 78220 VIROFLAY

Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, l’entreprise « Les Jardins à l’Ancienne » vous informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite de vos données personnelles.

Candidature à un emploi, une demande de stage ou une formation
Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi que tous les autres documents ou données fournies lors d’une candidature (spontanée ou non) à un emploi ou stage sont collectés par l’entreprise « Les Jardins à l’Ancienne » (qui est le responsable du traitement) en vue d’évaluer l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un poste, un stage ou une place en formation à pourvoir. Seule la Direction et le personnel en charge du recrutement sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans après inactivité de la relation avec le candidat. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que candidat ou notre intérêt légitime en tant que recruteur et entreprise. Nous signalons que nous sommes susceptibles de transférer des CV et des candidatures à des partenaires institutionnels ou exerçant des activités similaires, connexes ou complémentaires.

Données des stagiaires pour une formation
Des données personnelles concernant nos stagiaires et/ou tuteurs légaux sont collectées et stockées par l’entreprise « Les Jardins à l’Ancienne » qui est le responsable de traitement. La finalité de cette collecte et stockage de vos informations personnelles (civilité, identité, coordonnées de contact, CV, pièces justificatives…) en vue de l’organisation d’entretiens de sélection, d’évaluation des profils de validation de diplôme est multiple :

Finalités / Documents	Destinataire habilité	Durée de conservation max.
CV, parcours professionnel, diplômes, photos	Direction, et le personnel en charge du recrutement	5 ans après la fin de la relation contractuelle ou 2 ans si la personne n’est pas retenue
Pièces justificatives des dossiers	Secrétaires concernées, Direction	5 ans après la fin de la relation contractuelle ou non conservation après la notification si la personne n’est pas retenue
Tests de sélection et résultats des entretiens	Direction et personnes concernées,	5 ans après la fin de la relation contractuelle ou 2 ans si la personne n’est pas retenue
Listing et fiches des candidats retenus	Secrétaires concernées, Direction	5 ans après la fin de la relation contractuelle
Convention de formation ou de stage, contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation	La Direction en cas de litige, et secrétaires concernées	5 ans après la fin de la relation contractuelle
Feuilles d’émargement et données d’émargement	Direction en cas de problématique, secrétaires concernées	5 ans après la fin de la relation contractuelle
Données de facturation et pièces comptables nominatives de facturation	Service comptable, Direction en cas de litige, personnel administratif en charge de la facturation, financeurs concernés	10 ans

Données-prospects, demande de renseignements, de devis et de rappel
Des données et renseignements sur nos clients potentiels sont collectés et enregistrés par l’entreprise « Les Jardins à l’Ancienne » qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte d’information (identité, coordonnées de contact, messages et réponses associées) est la gestion de la relation prospects. Seul le personnel administratif concerné est habilité à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans après inactivité de la relation-prospect. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel de nos prospects peut reposer sur le consentement des interlocuteurs concernés ou l’intérêt légitime des clients potentiels ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise.
Données des clients
Des informations personnelles sur nos clients B2B enregistrées par l’entreprise « Les Jardins à l’Ancienne » qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage de données personnelles (identité et coordonnées de contact) est la gestion de la relation client et la création d’un fichier-prospect. Seul le personnel en relation avec les clients peut accéder aux données nécessaires. La durée maximale de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur l’exécution d’une relation commerciale matérialisée par un achat ou notre intérêt légitime en tant que marchand.
Demande de renseignement commercial
Des demandes de renseignements par téléphone, mail ou formulaire web sont collectées et enregistrées par l’entreprise « Les Jardins à l’Ancienne » (qui est le responsable du traitement) en vue de répondre à des questions non commerciales. Seuls la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 6 mois après inactivité de la relation avec le demandeur. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement et l’intérêt légitime de l’interlocuteur concerné ou notre intérêt légitime en tant par l’entreprise « Les Jardins à l’Ancienne ».
Annuaire et répertoire des contacts-partenaires
Un système de listing-partenaire (potentiel ou actif) a été mis en place par l’entreprise « Les Jardins à l’Ancienne » qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire. Seuls la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant que entreprise « Les Jardins à l’Ancienne ».
Données des fournisseurs référencés ou potentiels
L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs référencés ou potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par l’entreprise « Les Jardins à l’Ancienne » (qui est le responsable du traitement) en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Direction, le personnel en charge des achats, des projets liés à un fournisseur, le service comptabilité, le cabinet comptable extérieur sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou l’exécution d’un contrat d’achat. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actifs ou potentiels avec des informations publiques.
Newsletters, invitations et émargements à des évènements organisés par l’entreprise « Les Jardins à l’Ancienne »
interlocuteurs professionnels (fournisseurs, alternants, institutionnels, partenaires, ) et nos clients sont susceptibles de recevoir nos communications informatives par e-mail, téléphone ou courrier. Dans ce cadre, un système de lettre d’information ou d’invitation et d’émargement à des évènements peut être mis en place par l’entreprise « Les Jardins à l’Ancienne » qui est le responsable de traitement. Vous pouvez signaler à contact@lesjardinsalancienne.fr que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, …) est la diffusion d’informations et la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seuls la Direction et le personnel opérationnel concerné interne sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données d’invitation avec des informations publiques et de transférer des données à des sociétés externalisées d’organisation d’évènements. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec les invités ou les abonnés. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise ou l’intérêt légitime de la personne concernée.
Traçabilité des appels téléphoniques
L’entreprise « Les Jardins à l’Ancienne » utilise le service d’opérateur téléphonique national (Orange) qui met en place des services de messageries et journaux d’appels. Vous pouvez vous rapprocher de cet opérateur pour être informé sur l’utilisation de vos données personnelles.
Architecture informatique sécurisée
L’ensemble de nos données (clients, stagiaires, fournisseurs, partenaires, …) sont hébergées en France dans nos locaux sécurisés et nos data-centers externalisés. Nous signalons toutefois l’utilisation d’outils (notamment un logiciel SaaS de mise en relation) agréés Privacy Shield qui peuvent faire transiter une partie de nos données hors EU de manière sécurisée. Dans tous les cas, nous ne transférons aucune donnée à des pays non reconnus par l’EU comme garantissant la sécurité et la confidentialité des données.
Vos droits
Nous vous informons que des informations sur nos interlocuteurs de tout type (alternants, fournisseurs, clients, partenaires, …) sont susceptibles d’être transférées à des partenaires institutionnels ou de résolution de litige voire de contrôle : commissaires aux comptes, avocats externalisés, financeurs, cabinets comptables externalisés, institutions… En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo@lesjardinsalancienne.fr ou courrier postal adressé à Service DPO, Les Jardins à l’Ancienne – 20 avenue du Général Leclerc, 78220 Viroflay. Vous disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.

Candidature à un emploi, une demande de stage ou une formation
Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi que tous les autres documents ou données fournies lors d’une candidature (spontanée ou non) à un emploi ou stage sont collectés par l’entreprise « Les Jardins à l’Ancienne » (qui est le responsable du traitement) en vue d’évaluer l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un poste, un stage ou une place en formation à pourvoir. Seule la Direction et le personnel en charge du recrutement sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans après inactivité de la relation avec le candidat. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que candidat ou notre intérêt légitime en tant que recruteur et entreprise. Nous signalons que nous sommes susceptibles de transférer des CV et des candidatures à des partenaires institutionnels ou exerçant des activités similaires, connexes ou complémentaires.

Finalités / Documents	Destinataire habilité	Durée de conservation max.
CV, parcours professionnel, diplômes, photos	Direction, et le personnel en charge du recrutement	5 ans après la fin de la relation contractuelle ou 2 ans si la personne n’est pas retenue
Pièces justificatives des dossiers	Secrétaires concernées, Direction	5 ans après la fin de la relation contractuelle ou non conservation après la notification si la personne n’est pas retenue
Tests de sélection et résultats des entretiens	Direction et personnes concernées,	5 ans après la fin de la relation contractuelle ou 2 ans si la personne n’est pas retenue
Listing et fiches des candidats retenus	Secrétaires concernées, Direction	5 ans après la fin de la relation contractuelle
Convention de formation ou de stage, contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation	La Direction en cas de litige, et secrétaires concernées	5 ans après la fin de la relation contractuelle
Feuilles d’émargement et données d’émargement	Direction en cas de problématique, secrétaires concernées	5 ans après la fin de la relation contractuelle
Données de facturation et pièces comptables nominatives de facturation	Service comptable, Direction en cas de litige, personnel administratif en charge de la facturation, financeurs concernés	10 ans

Données-prospects, demande de renseignements, de devis et de rappel
Des données et renseignements sur nos clients potentiels sont collectés et enregistrés par l’entreprise « Les Jardins à l’Ancienne » qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte d’information (identité, coordonnées de contact, messages et réponses associées) est la gestion de la relation prospects. Seul le personnel administratif concerné est habilité à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans après inactivité de la relation-prospect. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel de nos prospects peut reposer sur le consentement des interlocuteurs concernés ou l’intérêt légitime des clients potentiels ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise.
Données des clients
Des informations personnelles sur nos clients B2B enregistrées par l’entreprise « Les Jardins à l’Ancienne » qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage de données personnelles (identité et coordonnées de contact) est la gestion de la relation client et la création d’un fichier-prospect. Seul le personnel en relation avec les clients peut accéder aux données nécessaires. La durée maximale de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur l’exécution d’une relation commerciale matérialisée par un achat ou notre intérêt légitime en tant que marchand.
Demande de renseignement commercial
Des demandes de renseignements par téléphone, mail ou formulaire web sont collectées et enregistrées par l’entreprise « Les Jardins à l’Ancienne » (qui est le responsable du traitement) en vue de répondre à des questions non commerciales. Seuls la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 6 mois après inactivité de la relation avec le demandeur. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement et l’intérêt légitime de l’interlocuteur concerné ou notre intérêt légitime en tant par l’entreprise « Les Jardins à l’Ancienne ».
Annuaire et répertoire des contacts-partenaires
Un système de listing-partenaire (potentiel ou actif) a été mis en place par l’entreprise « Les Jardins à l’Ancienne » qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire. Seuls la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant que entreprise « Les Jardins à l’Ancienne ».
Données des fournisseurs référencés ou potentiels
L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs référencés ou potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par l’entreprise « Les Jardins à l’Ancienne » (qui est le responsable du traitement) en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Direction, le personnel en charge des achats, des projets liés à un fournisseur, le service comptabilité, le cabinet comptable extérieur sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou l’exécution d’un contrat d’achat. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actifs ou potentiels avec des informations publiques.
Newsletters, invitations et émargements à des évènements organisés par l’entreprise « Les Jardins à l’Ancienne »
interlocuteurs professionnels (fournisseurs, alternants, institutionnels, partenaires, ) et nos clients sont susceptibles de recevoir nos communications informatives par e-mail, téléphone ou courrier. Dans ce cadre, un système de lettre d’information ou d’invitation et d’émargement à des évènements peut être mis en place par l’entreprise « Les Jardins à l’Ancienne » qui est le responsable de traitement. Vous pouvez signaler à contact@lesjardinsalancienne.fr que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, …) est la diffusion d’informations et la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seuls la Direction et le personnel opérationnel concerné interne sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données d’invitation avec des informations publiques et de transférer des données à des sociétés externalisées d’organisation d’évènements. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec les invités ou les abonnés. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise ou l’intérêt légitime de la personne concernée.
Traçabilité des appels téléphoniques
L’entreprise « Les Jardins à l’Ancienne » utilise le service d’opérateur téléphonique national (Orange) qui met en place des services de messageries et journaux d’appels. Vous pouvez vous rapprocher de cet opérateur pour être informé sur l’utilisation de vos données personnelles.
Architecture informatique sécurisée
L’ensemble de nos données (clients, stagiaires, fournisseurs, partenaires, …) sont hébergées en France dans nos locaux sécurisés et nos data-centers externalisés. Nous signalons toutefois l’utilisation d’outils (notamment un logiciel SaaS de mise en relation) agréés Privacy Shield qui peuvent faire transiter une partie de nos données hors EU de manière sécurisée. Dans tous les cas, nous ne transférons aucune donnée à des pays non reconnus par l’EU comme garantissant la sécurité et la confidentialité des données.
Vos droits
Nous vous informons que des informations sur nos interlocuteurs de tout type (alternants, fournisseurs, clients, partenaires, …) sont susceptibles d’être transférées à des partenaires institutionnels ou de résolution de litige voire de contrôle : commissaires aux comptes, avocats externalisés, financeurs, cabinets comptables externalisés, institutions… En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo@lesjardinsalancienne.fr ou courrier postal adressé à Service DPO, Les Jardins à l’Ancienne – 20 avenue du Général Leclerc, 78220 Viroflay. Vous disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.